GESTÃO DE DOCUMENTOS

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O que é Gestão de Documentos?

"A Gestão de documento é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos." - Blog da Qualidade.

Quando entendemos que a Gestão de Documentos é na verdade um gerenciamento de conteúdo e informações, fica mais fácil entender a importância desta área. É um princípio para gestão do conhecimento na organização, e deve ser visto com muita seriedade e cuidado.

Possibilitar a produção, administração, controle, manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração arquivamento e gerenciamento. Uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.

Viabilizar recuperação da informação, e isso pode ocorrer através de softwares que possibilitam a localização e utilizam da informação com eficientes ferramentas de busca.

Preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para a organização.

Otimizar o uso da informação, ou seja, tornar ideal a sua utilização.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) consiste nas tecnologias que permite a gestão inteligente de qualquer documento ou arquivo, ou seja, uma solução para organizar e estruturar os documentos.

Uma ferramenta de gestão de documentos pode aumentar a acessibilidade das informações, facilitar a busca de documentos, reduzir custos, tanto relacionados a espaço físico quanto a redução de tempo. Além, de garantir segurança, já que proteger informações confidenciais é mais simples do que tomar medidas manuais para documentos físicos, automatização de processos com a criação de fluxos e controles de revisão. Tudo isso pode trazer competitividade, melhoria de comunicação, retenção do conhecimento organizacional e mais velocidade para atender o cliente.

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Etapas

Uma ferramenta de GED tem como objetivo central, disponibilizar em um único lugar todas as informações de forma integrada, independente de qual seja a origem dela.

Preparação

Remover grampos, clips e espiral; Recondicionar documentos amassados e reparar páginas rasgadas.

Digitalização

Processo de captura de imagens.

Conferência

Inspecionar e revisar as imagens para garantir a qualidade do arquivo capturado.

Indexação

Enviar os arquivos para o sistema, de acordo com as especificações do cliente.

Disponibilização

Disponibilizar os arquivos eletrênicos e físicos ao Cliente.

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